El peligro de la cultura Excel

Las hojas de cálculo electrónicas, como Excel, son fantásticas, significaron un antes y un después en el ámbito de las empresas, por cómo facilitaron la posibilidad de realizar proyecciones, flujos de fondos, cálculos matemáticos y estadísticos, simuladores de decisiones, entre otros.

El peligro radica en el hecho de usar una muy buena herramienta para un fin no apropiado y de desaprovechar oportunidades que nos brinda la tecnología y la programación, que no son costosas. Comentemos mejor con un ejemplo que conozco de primera mano: una empresa prepara una serie de reportes gerenciales de marcha del negocio (resultados, ventas, gastos, etc.), con las cuales el equipo de gerentes analiza el negocio, toma decisiones, calcula bonos/objetivos económicos, entre otros. Disponen 3 personas durante 10 días a bajar reportes del sistema de gestión, a procesarlos dentro del Excel. Luego, agregan movimientos (a veces millonarios) “a mano” y sin correlato en el sistema, dentro de fórmulas de Excel que solo conocen bien un puñado de personas sobre qué hay allí. Llegan a buena calidad de información, una batería de reportes gerenciales realizados con mucho esfuerzo humano y con ciertas transacciones sin respaldo en sistema o comprobantes. Y así arman los números principales del negocio.

Otro ejemplo clásico son las pequeñas islas de información que se generan en las empresas: la persona del sector X prepara el informe de stock valorizado en Excel tomando datos de múltiples fuentes. O diferentes sectores reportan ventas, costos, márgenes, a su manera, a veces muestran 2 números diferentes de lo mismo. En estos ejemplos habituales encontramos varias cosas: gente que se dedica mucho tiempo a preparar datos, en lugar de dedicar tiempo a tareas de mayor valor agregado (ej. analizar esos datos), poder que gana innecesariamente la persona que prepara ese Excel tan importante, diferentes personas/sectores muestran sobre una misma realidad (ej. ventas) un número diferente, entre otros.

La contracara de la cultura Excel, son las empresas que dan sus pasos en la cultura de datos e información.

¿Cómo lo hacen?

1.    Extraen datos directamente desde las bases de su sistema y los procesan, automatizando tiempos de preparación.
2.    Trabajan en sus procesos administrativos internos, para que ninguna transacción/operación quede sin reflejo dentro del software de gestión.
3.    Apuntalan el control interno, no solo para dar certidumbre sobre los principales activos y pasivos de la empresa, sino también para garantizar integridad de la información.
4.    Utilizan un software de gestión adecuado, al cual aprovechan en un alto porcentaje.
5.    Visualizan la información extraída desde la base de datos, en tablas o gráficos dinámicos de Excel, o las que dan un paso más, en softwares de Inteligencia de Negocios.
6.    Combinan diferentes bases de datos (software de gestión, otros softwares, planillas Excel de presupuestos u objetivos, redes sociales, otros).

A diferencia de las empresas basadas en Excel, las empresas basadas en datos aprovechan la tecnología, automatizan procesos de extracción, tienen circuitos administrativos bien aceitados y un buen nivel de control interno, se apoyan en técnicas de modelado de datos para automatizar los reportes, que dejan de ser estáticos como en Excel, para ser dinámicos y posibilitar un análisis más profundo. Asimismo, permiten disponer de información en tiempo real y no solamente cuando el Excel está listo. Y si las empresas cuentan con un software de inteligencia de negocios, las posibilidades de análisis de la realidad aumentan significativamente, pudiendo además definir acciones concretas a implementar a partir del análisis de dicha información.

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