La digitalización en las organizaciones

El pasado 14 de mayo, en una iniciativa conjunta entre GEI Consultora y el Clúster Quesero Villa María, se llevó a cabo un “webinar” sobre los Beneficios de la Digitalización en las Organizaciones, orientado concretamente a Industrias del Sector Lácteo, pero que tranquilamente podría extenderse a todos los rubros, ya que los conceptos plasmados en ese encuentro son comunes a la mayoría de las organizaciones. Es por ello que nos pareció interesante compartir algunos de esos conceptos.

Las organizaciones y su entorno

Las organizaciones desarrollan sus actividades en un entorno. En él, interactúan permanentemente con otros actores:
•    con CLIENTES - Vendiendo sus productos y recibiendo dinero por esas ventas.
•    con PROVEEDORES - Comprando insumos, materia prima, servicios, y pagando en contraprestación por ello.
•    con COMPETIDORES - Monitoreando el comportamiento y tratando de lograr mayor participación de mercado.
•    con PROPIETARIOS - Son los que aportan el capital, participan en las decisiones estratégicas, y en la mayoría de los casos operativas también, ya que el propietario muchas veces se convierte en un trabajador más dentro de la empresa. Por otro lado, son los que reciben las utilidades que genera la empresa.
•    con los ESTADOS: recibiendo los bienes y servicios provistos por el Estado, y sometiéndose a las regulaciones y vigilancia ejercidas por los organismos de control. En contraprestación a ello, pagando los impuestos nacionales, provinciales y municipales.
•    y finalmente con los EMPLEADOS, quienes participan en todos los procesos que tienen lugar dentro de la organización, aportando su trabajo y recibiendo de la empresa una remuneración en contraprestación.

De esta interacción de la empresa con estos actores surge una inmensa cantidad de transacciones que generan datos:  
-    Ventas
-   Compras
-    Pagos
-    Cobranzas
-    Partes de producción
-    Consumos de materia prima
-    Movimientos de stock
-    liquidaciones impositivas
-    otras…

Allí es donde la sistematización y la digitalización juegan un rol fundamental. Esos datos dispersos, sin una disposición adecuada, sin la posibilidad de ser utilizados en un momento oportuno, sin ser combinados con otros datos, carecen de todo valor.

Ahora bien, si esos datos son recolectados de una manera eficiente, son procesados correctamente, con un fuerte apoyo en las tecnologías existentes, y luego son convertidos en información y esta información es distribuida a los distintos niveles de la organización para la toma de decisiones, para mejorar la gestión de las operaciones, para el análisis estratégico, en ese entonces, estaremos aprovechando al máximo toda la información que se genera en una organización.

Este aprovechamiento de datos disponibles en una organización es muy valioso y pueden marcar la diferencia con nuestros competidores. Además, no es necesario buscarlos en ningún lado, ni hacer costosos estudios de mercado, buscarlos en internet, contratar asesores, ni nada de eso, esa información está disponible en nuestras empresas, está flotando en el aire, solo que no está siendo aprovechada y eso es lo maravilloso del proceso de generación de información.

Como se mencionó anteriormente, en ese proceso de recolección de datos, procesamiento, generación y distribución de la información, la tecnología juega un rol fundamental, especialmente a través de los Sistemas de Gestión, conocidos como ERP, que son la herramienta que nos permite que esto sea posible y que la generación y aprovechamiento de información se convierta en algo a lo que pueden acceder todas las organizaciones, sin distinción de tamaño, rubro, mercado ni restricciones de ningún tipo.

Todos podemos contar con datos valiosos y mejorar la gestión de nuestras empresas a partir de ello.
Cuestiones tan importantes como: 
-    Aumentar las ventas
-    Mejorar los márgenes de ganancia
-    Disminuir los costos
-    Comprar mejor
-    Administrar mejor nuestros stocks de mercaderías
-    Mejorar los procesos productivos
-    Utilizar mejor nuestros recursos financieros.

… Son posibles a partir del conocimiento que se genera con la información, y que como se planteó anteriormente, está disponible en nuestra empresa, sólo falta aprovecharla.